Slovenska mreža prostovoljskih organizacij, Slovenska filantropija sporoča kako je z ureditvijo prostovoljstva v skladu s Splošno uredbo evropske unije o varovanju osebnih podatkov. In sicer, da za pridobivanje in obdelavo podatkov prostovoljcev obstaja zakonska podlaga (Zakon o prostovoljstvu)ter ni potrebno pridobivati dodatne privolitve prostovoljcev, če se podatki obdelujejo za namen izvajanja prostovoljskega dela v skladu s sklenjenim dogovorom o prostovoljskem delu. Po Zakonu o prostovoljstvu je obdobje hrambe dogovorov s prostovoljci 10 let (23. člen, 3. odstavek). Ta zakonska obveznost organizacij velja tudi v primeru, če se dogovor prekine.
V primeru, da prostovoljcem pošiljate dodatna obvestila, vabila na dogodke, e-novice, ki niso povezana s prostovoljskim delom po dogovoru (tudi za objavo fotografij prostovoljca), pa je potrebno pridobiti dodatno soglasje/privolitev prostovoljca.
Na spletni strani http://www.prostovoljstvo.org/za-organizacije/dokumenti-in-obrazci
je prenovljen obrazec Dogovor o prostovoljskem delu, ki vsebuje dodatno Izjavo/soglasje prostovoljcev za obdelavo njihovih osebnih podatkov. Podpis te izjave je potreben samo v primeru, če boste osebne podatke prostovoljcev uporabljali tudi za druge namene.
Še nekaj relevantnih informacij glede varstva osebnih podatkov prostovoljcev:
- za obdelavo osebnih podatkov je potrebno imeti zakonsko podlago (privolitev posameznika, zakoniti interes organizacije, zakonsko obveznost organizacije …),
- za obdelavo se šteje tudi hramba podatkov,
- vsaka ločena obdelava zahteva ločeno soglasje (npr. za obveščanje, za prejemanje e-novic, za objavo fotografij …),
- namen uporabe podatkov mora biti jasno opredeljen (npr. objava fotografij v reklamnih obvestilih društva na spletu, v tiskanih medijih, na TV in na plakatih na javnih mestih),
- organizacija mora dokazati, da ima privolitev posameznika (pisna izjava, elektronsko sporočilo …),
- zagotoviti je potrebno sledljivost obdelave podatkov (shranjevanje starih obrazcev prijav …),
- poskrbeti je potrebno za zagotavljanje pravice prostovoljcev do dostopa do podatkov, popravka podatkov, izbrisa podatkov, omejitve uporabe, prenosljivosti podatkov (posredovanje tretji osebi v berljivi obliki).